OFFICE 365 UNA VERDADERA OPORTUNIDAD PARA LAS PYME´S

OFFICE 365 UNA VERDADERA OPORTUNIDAD PARA LAS PYME´S


Cuando a una persona que no tiene una relación cotidiana con el mundo de las nuevas tecnologías le hablas de OFFICE 365, piensa que le vas a hablar de una simple plantilla de Word o de Excel. Es más, eso mismo me ha ocurrido hoy en una entrevista con un potencial cliente que me dice… ¿Me vienes a hablar de Word y de Excel a estás alturas?
Si bien la mayoría de las personas utilizamos MICROSOFT OFFICE de una forma muy básica utilizando sólo un 5% de sus posibilidades, nos sorprenderíamos de cuanto podríamos hacer por mejorar la productividad y la eficiencia de nuestra empresa. Y eso, las grandes empresas lo tienen claro. Por eso podéis observar que en la gran mayoría de las ofertas de trabajo de CONTROLLER se requiere como elemento indispensable ser un usuario avanzado de la suite ofimática.
Además de lo expuesto, puedo deciros que OFFICE 365 es mucho más. Para empezar supone un paso muy importante por parte de Microsoft para acercar y apostar por comercializar su tecnología en concepto de servicio y no como un producto. Esto implica que una pequeña empresa puede tener las mismas posibilidades para acceder a la misma tecnología que una empresa grande. Es más me atrevería a decir que una PYME puede tener más ventajas que una corporación grande. ¿Por qué?, pues muy sencillo, porque las pequeñas empresas pueden ser tremendamente más ágiles que las grandes, y cuando una idea depende más de la mentalidad que de los recursos aún más.
Quiero aprovechar este post para compartir con vosotros como con una idea podemos mejorar e innovar los servicios ofertados por una Gestoría Fiscal y Laboral. Hasta tal punto que puede utilizar OFFICE 365 para poder diferenciarse de su competencia y así alcanzar una ventaja competitiva. Yo he llamado al proyecto "Asesoría 2.0"

ASESORÍA 2.0

Tiene como objetivo integrar la tecnología de MICROSOFT OFFICE 365 dentro del proceso de trabajo de una Gestoría con el objeto de crear un entorno de trabajo más colaborativo y cercano a su cliente, mejorando la calidad de su servicio así como la productividad, eficiencia y el control de todos los procesos de trabajo. Y por si esto fuese poco, esta tecnología le brinda la posibilidad de ampliar su cartera de servicios dadas todas las posibilidades de desarrollo que esta tecnología nos permite.
El proyecto consta de 5 Bloques:

1. Crear un sistema social y de colaboración con su entorno (clientes, trabajadores, proveedores, colaboradores externos,…)
2. Desarrollar un completo proyecto de Gestión Documental Integrada, con distintos niveles de acceso y de permisos.
3. Automatizar gran parte de los Flujos de Trabajo de la Gestoría que pueden ser tanto internos como externos.
4. Realizar un proyecto de Integración del entorno de trabajo de la Gestoría con su Cliente, conectando los datos contables, laborales, etc en ambas direcciones.
5. Proporcionar mayores servicios de valor añadido al cliente como puede ser un portal de bussines apps, centros de informes empresariales, etc

Pero lo que más me fascina es que si hace un tiempo atrás hubiese querido hacer este proyecto dentro de mi empresa hubiese tenido que comprar · 3 servidores de 64 bits además de equiparlos con un buen número de software como Windows Server, SQL, Share Point Server,… Posiblemente hubiese tenido que realizar una gran inversión que como pequeña empresa no hubiese tenido la opción de poder realizar. Además de ampliar la complejidad en el mantenimiento informático de mí estructura tecnológica.
Pues bien, con OFFICE 365 puedo, con una pequeña suscripción mensual, empezar a desarrollar mi sistema que podré ir ampliando poco a poco a medida que vaya creciendo y sin tener que realizar ninguna inversión inicial. Pienso que voy a dar un avance tecnológico muy importante y que además, una gestoría mucho más grande que la mía puede tardar mucho más tiempo que yo en adaptarse e integrar este proyecto ambicioso que puede cambiar la forma en la que los asesores trabajamos con nuestros clientes.
Esta idea se me ha ocurrido a raíz de conocer cuantos servicios nos ofrece la plataforma tecnológica de OFFICE 365 (Gestión Documental, ACCESS SERVICES, EXCEL SERVICES, Servicio de Búsqueda Empresarial, Servicio de Conectividad Empresarial, Herramientas de Comunicación, Office profesional Plus, …etc)
Y, ¿si cómo gerente, responsable de gestión, Controller o cualquier función que ejerzas de tu compañía conocieses que servicios te aporta OFFICE 365?, ¿crees que podrías mejorar cualquier ámbito de responsabilidad que tengas?. Yo pienso que más de lo que uno se imagina.
Pienso que el Cloud Computing es una revolución y va a cambiar la forma en que las empresas consumimos las nuevas tecnologías de la información. Y en este sentido para las PYME´s supone una gran oportunidad, porque somos más ágiles y porque sin barreras económicas en el acceso a la tecnología podemos llegar a ser más innovadores que las grandes corporaciones.

Las Ventajas de OFFICE 365

OFFICE 365 Ventajas



Office 365 es la suite de productividad y comunicación basada en la tecnología Cloud de Microsoft. Esta suite nos ofrece en modo de suscripción mensual los siguientes servicios:

1. Exchange Online: sistema de gestión de mensajería profesional basada en la nube
2. Office profesional Plus: la herramienta de productividad líder siempre con la última versión y sin realizar inversión inicial
3. Lync Online: herramienta profesional de comunicación en la nube.
4. Sharepoint Online: como servidor totalmente integrado dentro de la familia de Office System y que nos ofrecerá innumerables extensiones de utilidad para todos los servicios anteriormente citados.

Hace ya más de 5 años que ejerzo mi profesión de CONTROLLER Financiero y de Gestión en diversas Compañías, y más de 3 años que decidí obtener una fuerte formación en la tecnología de Office System para mejorar la calidad, productividad y eficiencia de mi servicio a mis clientes. Posiblemente es una de las mejores decisiones que en su momento adopté.

Es difícil explicar las ventajas de esta tecnología sin antes hacer mención al concepto de Cloud Computing. Si tienes una cuenta en Facebook, o dispones de una cuenta en Hotmail o cualquier otro servidor de correo electrónico, el Cloud Computing ya forma parte de tu vida. La forma en la que las personas nos relacionamos y nos comunicamos ha cambiado drásticamente, este cambio se empieza a notar en el mundo de la empresa.
Como CONTROLLER no puedo obviar esta tendencia, y como profesional me veo obligado a integrarla en mi entorno de trabajo. Desarrollar un sistema de Control de Gestión basado en una mayor colaboración del entorno de trabajo de la Compañía (clientes, trabajadores, proveedores, entidades financieras,… etc); obtener una mayor integración de los procesos de negocio para aumentar la productividad y eficiencia; compartir mayores conocimientos y experiencias y lograr un mayor conocimiento de nuestra Compañía, empieza a ser una obligación para garantizar el éxito de cualquier Compañía.
Integrar Office 365 en el diseño de nuestro sistema de Control de Gestión nos va a permitir obtener las siguientes ventajas:

• Sin inversión inicial, ya que nos permite adquirir esta tecnología mediante una suscripción por uso.
  
• Escalabilidad, se paga por la cantidad utilizada, es decir que una PYME puede utilizar los mismos servicios que una gran empresa.
  
• Flexibilidad, podemos crecer o decrecer nuestra infraestructura sin ningún tipo de limitación.
  
• Movilidad, porque podemos acceder a nuestra información online y offline desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar
  
• Rapidez , ya que podemos desplegar multitud de servicios y aplicaciones de forma rápida y eficiente
  
• Colaborativo, porque nos permite obtener diferentes formas de colaborar tanto con usuarios internos como externos a nuestra Compañía.
  
• Integración, ya que nos va a permitir integrar entornos de trabajos en distintos niveles.
• Complementario, la decisión de adoptar esta tecnología no implica desechar la tecnología tradicional. Todo lo contrario, debemos complementarla con otros sistemas para alcanzar estructuras óptimas

PRESENTACIÓN

PRESENTACIÓN
El Blog Gestión y Finanzas 365 nace con el propósito de ofrecer formación, recursos e intercambio de conocimientos para todas aquellas personas o profesionales que desempeñan cualquier función administrativa, contable o de gestión financiera dentro del área económico- financiera de una empresa, independientemente de su tamaño o sector de actividad.
Gestión y Finanzas 365 se centra en la importancia que debe desempeñar la figura del CONTROLLER dentro de la organización y reivindica la necesidad de que toda empresa, por pequeña que sea, fomente y potencie las funciones de control de gestión para aumentar su competitividad y poder así competir en un mercado cada vez más complejo, globalizado y competitivo.


Hasta la fecha la figura del Controller ha sido utilizada exclusivamente por grandes Compañías debido fundamentalmente a las siguientes barreras:

• Barreras Psicológicas de los dirigentes de pequeñas compañías
• Barreras Económicas debido a que estos profesionales cualificados son muy cotizados y a las grandes inversiones necesarias para desarrollar un sistema de control de gestión eficaz, eficiente y productivo.

La explosión del concepto de Cloud Computing, al cuál le dedicaremos futuros artículos, rompe en gran medida estas barreras. El Cloud Computing es una revolución ya que permite el acceso a la tecnología a todas aquellas empresas sin que la inversión suponga una barrera de entrada. Hoy podemos alquilar un servidor potente y equipado con las últimas tecnologías mediante una pequeña suscripción mensual, además podemos adquirir potentes sistemas de gestión sin tener que realizar ninguna inversión inicial.
Todo esto hace que hoy en día el acceso de la PYME a las tecnologías de la información tenga más barreras psicológicas que económicas.
El Cloud Computing se presenta como una verdadera oportunidad para las PYME´s que deben saber aprovechar para aumentar su competitividad en el mercado. Para ello Consultores de Empresa, Organismos Públicos y Responsables de Áreas de Control de Gestión de las empresas deben tener la habilidad para canalizar esta revolución de tal forma que llegue a la PYME en el menor plazo de tiempo y con la mayor eficiencia posible.

Desde Gestión y Finanzas 365 nos hemos propuesto este reto. Para ello hemos puesto el apellido 365 a nuestro Blog, ya que vamos a centrarnos en Microsoft Office 365, la tecnología Cloud de Microsoft que se presenta como la nueva generación de productividad en la nube y que reúne:

• Microsoft Office Profesional Plus
• Microsoft Sharepoint Online
• Microsoft Exchange Online
• Microsoft Lync Online

Nos centramos en esta tecnología por los siguientes motivos:

• Por las ilimitadas posibilidades de desarrollo que nos ofrece
• Porque muchos de sus productos son familiares para la gran mayoría de usuarios
• Se adquiere en forma de suscripción mensual por lo que no es necesario realizar ninguna inversión inicial

Integrar la tecnología de Microsoft Office 365 y la función de Controller dentro de la empresa, para convertir dicha función en el "eje" de cualquier organización, alrededor del cual giren el resto de funciones tales como las finanzas, logística, marketing, …etc, es el principal reto de nuestro Blog.